domingo, septiembre 10, 2017

Los manuales administrativos

¿Qué es un manual administrativo?

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.

¿Cuáles son los objetivos de los manuales?

Presentar una visión de conjunto de la organización.
Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.
Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos.

Coadyuvar a la correcta atención de las labores asignadas al personal.
Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo.
Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.
Servir como vehículo de información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios, usuarios y clientes.

¿Cómo se clasifican los manuales?

Por su contenido se clasifican en:

De organización: donde se especifican las diversas unidades orgánicas que componen la empresa.
De procedimientos: donde se establecen los principales procedimientos que ocurren en el interior de la empresa; por ejemplo, de contratación de personal, de compras, de pago de sueldos, etc.
De políticas: se determinan las políticas que guiarán el accionar de la empresa.
De bienvenida: diseñado especialmente para los nuevos empleados, en este manual se detallan los antecedentes de la empresa, misión, visión, valores, etc.

Por su ámbito:

Generales: que contienen información de la totalidad de la organización.
Específicos: que consignan información específica o de una determinada área.

¿Qué contiene un manual de descripción de puestos?

Este es el manual que la mayoría de las personas conocemos, y a continuación se presenta un breve modelo de este tipo de manual:



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El control en la empresa

Definición del Control Empresarial

El Proceso Administrativo posee cuatro etapas, hasta este momento hemos comentado sobre la Planificación, Organización y Dirección, ahora toca el turno a la última etapa de este proceso administrativo llamado “Control”.

¿Qué es el Control Empresarial?

El Control Empresarial es un Proceso Administrativo muy ligado con la Planeación, el control es la fase a través del cual se evalúan los resultados obtenidos en relación con lo planeado, a fin de corregir desviaciones y errores para mejorar continuamente.

Podemos definir lo como: La función que permite la supervisión y comparación de los resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente, asegurando además que la acción dirigida se esté llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organización y dentro de los límites de la estructura organizacional.



Requisitos para un buen Control:

Para poder ser efectivos, el control demanda una serie de requisitos y características.
Simplicidad: Indica que el proceso es sencillo, todos deben entender perfectamente que es lo que se pretende con el.

Adaptabilidad: El sistema de control debe incorporar mecanismos capaces de adaptarse a las condiciones cambiantes del entorno.

Eficacia y Eficiencia: Las señales deberán generarse en el momento oportuno, lo más rápidamente posible y las medidas correctoras aplicarse en el momento idóneo para que generen los efectos esperados.

Continuidad: El control debe efectuarse son regularidad.

Aceptación: El control debe ser aceptado por todos.

Enfoques sobre puntos estratégicos: Deben controlarse áreas donde las desviaciones sean más relevantes. Los controles son más efectivos cuando se aplican selectivamente en puntos críticos.

Si se poseen estos requisitos, es fácil que el control sea entendido por todos los miembros como una forma de prevenir y corregir problemas.

Tipos de Control (Terry 1999: Libro “Principio de la Administración”):

Control Preliminar: Son los realizados antes que el proceso operacional comience. Esta incluye la creación de políticas, procedimiento y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad.  Por Ejemplo: Si se va producir telas tenemos  que verificar antes que calidad de hilo esta ingresando.

Control Concurrente: Se aplican durante la fase operacional. Esta incluye dirección, vigilancia, sincronización de las actividades que acurran para que el plan sea llevado a cabo bajo las condiciones requeridas. Por Ejemplo: Si se produce un producto químico se tendrán que verificar las temperaturas y las presiones del sistema para verificar si esta en la condiciones adecuadas.

Control de Retroalimentación: Se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones. Por ejemplo: Si sabemos que tras la elaboración de un producto el % de humedad en comparación con lo anterior (lo estándar) ha variado, es decir se detecta un error, inmediatamente se hace aviso para que se tome la acción correctora oportuna.

Proceso de Control:

Establecimiento de estándares de actuación: Estos estándares se derivan de los objetivos establecidos durante la planificación.

Medición de Resultados reales: Es necesario de un método económico y fiable que mida la actuación o los resultados realmente conseguidos.

Comparación de Resultados: Es la comparación de métodos reales con los estándares.
Adopción de acciones correctoras: Si la desviaciones se encuentran dentro de los márgenes de tolerancia no se introduce cambio alguno, pero si se estima una desviación excesiva, es responsabilidad del directivo hacer los pertinentes cambios para conseguir resultados.

¿Cuáles son las Áreas de Control en la Empresas?

1. Áreas de Producción: Si estamos frente a una empresa Industrial, el área será donde se producen los productos; y si es una Empresa Prestadora de Servicios, el área es donde se prestan los servicios.

  • Control de Producción
  • Control de Calidad
  • Control de Costos
  • Control de tiempos de Producción
  • Control de Inventarios
  • Control de Operaciones Productivas
  • Control de mantenimiento y conservación
  • Control de desperdicios


2. Área Comercial: Es el área de la empresa que se encarga de vender los productos y/o servicios.

  • Control de Ventas
  • Control de Publicidad
  • Control de Costos


3. Área Financiera: Es el área de empresa que se encarga de los recursos financieros, como el capital, la facturación, los pagos, el flujo de caja, etc.

  • Control de Presupuesto
  • Control de Costos


4. Área de Recursos Humanos: Es el área que administra al personal.

  • Control de Puntualidad (Asistencias, tardanzas, faltas.
  • Control de Salarios
  • Control de Vacaciones


¿Qué métodos utilizo para un adecuado Control?

Comúnmente todas las técnicas de Planeación son Técnicas o Métodos de control a partir del momento en que se determina un objetivo, por cual un adecuado control dependerá de una adecuada planeación y viceversa. Sin embargo, los métodos mas utilizados son:
  • Método de Excelencia Empresarial
  • Método de Auditoria Administrativa
  • Método de Análisis Factorial

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Importancia de la Comunicación en la Empresa

La comunicación en una empresa

La comunicación en una empresa, conocida como la comunicación organizacional, es un factor determinante en el éxito de una empresa; una buena comunicación es sinónimo de eficiencia, organización y coordinación, mientras que una mala comunicación puede ser motivo de ineficacia, desorden y conflictos internos.

La comunicación en una empresa debe basarse en un lenguaje claro, simple y comprensible para el receptor. Debe ser oportuna, el mensaje debe llegar al receptor en el momento indicado. Y debe ser precisa, no debe utilizar adornos lingüísticos ni información innecesaria.

Básicamente, la comunicación en una empresa se clasifica en dos tipos: comunicación externa y comunicación interna:

Comunicación externa

Es la comunicación en donde el mensaje se dirige hacia fuera de la empresa, es decir, se dirige hacia los consumidores, el público en general, grupos de opinión, etc. Tiene como objetivo informar sobre la existencia de un producto o servicio, informar sobre sus principales beneficios o características, informar sobre las actividades en que participa la empresa, etc.



Para realizar este tipo de comunicación se utilizan medios tales como la televisión, la radio, la prensa escrita, llamadas telefónicas, envío de e-mails, Internet, afiches, carteles, volantes, paneles, tarjetas de presentación, cartas publicitarias, catálogos, folletos, etc.

Un aspecto importante en la comunicación externa son las relaciones públicas, en donde, a través de la participación en eventos, actividades, seminarios, labores sociales, etc., se busca crear y mantener una buena imagen o reputación de la empresa.

Comunicación interna

Es la comunicación en donde el mensaje se dirige hacia dentro de la empresa, es decir, se dirige hacia el personal de ésta. Tiene como objetivo informar sucesos, reportar ocurrencias, coordinar actividades, organizar tareas, controlar, motivar, liderar, etc.

Para realizar este tipo de comunicación se utilizan medios tales como murales, intercomunicadores, teléfonos, Internet, circulares, memorandos, cartas, publicaciones, informes, reportes, reuniones, charlas, eventos, etc.

Este tipo de comunicación interna se puede dividir en comunicación formal y comunicación informal:

Comunicación formal: es aquella en donde el mensaje se origina en un integrante de un determinado nivel jerárquico, y va dirigido a un integrante de un nivel jerárquico inferior, de un nivel superior, o de un mismo nivel; siguiendo canales establecidos formalmente por la empresa.

Comunicación informal: es aquella en donde el mensaje circula entre los miembros de la empresa, sin conocer con precisión el origen de éste, y sin seguir canales establecidos formalmente por la empresa.

Y, a su vez, la comunicación interna también se puede dividir en comunicación vertical descendente, comunicación vertical ascendente, y comunicación horizontal.

Comunicación vertical descendente: es aquella en donde el mensaje se origina en un nivel jerárquico superior (en la dirección, en un jefe, etc.), y va dirigido a un nivel jerárquico inferior (a un subordinado, un operario, etc.). Se presenta bajo la forma de órdenes, instrucciones, enseñanzas, correcciones, etc.

Comunicación vertical ascendente: es aquella en donde el mensaje surge en un nivel jerárquico inferior (un subordinado, un operario, etc.), y va dirigido a un nivel jerárquico superior (a la dirección, a un jefe, etc.). Se presenta bajo la forma de sugerencias, propuestas, reclamos, etc.

Comunicación horizontal: es aquella que se da entre integrantes de un mismo nivel jerárquico. Tiene como principal función la de facilitar la coordinación de actividades.


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La Toma de Decisiones de la Empresa

La Toma de Decisiones es un proceso por el cual se hace una selección de la mejor opción de entre muchas otras, este es un proceso que no solo se da en las empresas sino también en la vida cotidiana, o acaso al momento de seleccionar a tu proveedor ¿lo haces al azar?, o acaso al iniciar tu negocio ¿no tomaste alguna decisión que cambio tu vida?

Por lo tanto, la toma de decisiones están en todo lugar, no solo en el mundo empresarial sino también en la vida cotidiana, para iniciar, cambiar o concluir algo, siempre tomamos antes una decisión, entonces la vida si es una Toma de Decisiones, pero:



  • ¿Sabemos escoger bien nuestras decisiones?
  • ¿Poseemos algún patrón para tomar nuestras decisiones?
  • ¿El azar es parte de una decisión?
  • ¿Es normal guiarse de la intuición para tomar una decisión?


Leamos entonces la importancia y el proceso de la Toma de Decisiones que suele un tema primordial en la administración de negocios.

¿Qué es Toma de Decisiones?

La toma de decisiones es un proceso sistemático y racional a través del cual se selecciona una alternativa de entre varias, siendo la seleccionada la optimizadora (la mejor para nuestro propósito).

Tomar una decisión es resolver diferentes situaciones de la vida en diferentes contextos: a nivel laboral, familiar, sentimental, empresarial, etc.

Tomar la correcta decisión en un negocio o empresa es parte fundamental del administrador ya que sus decisiones influirán en el funcionamiento de la organización, generando repercusiones positivas o negativas según su elección.

¿Qué debo saber antes, para tomar una buena decisión?

Antes de tomar una decisión debemos:

  • Definir las restricciones y limitaciones.
  • Saber la relación costo beneficio, rendimientos esperados u otros.
  • Saber cuándo se utilizan métodos cuantitativos y cuando los cualitativos.
  • Conocer los factores internos formales (cultura organizacional, políticas internas, estructura, etc.) y los factores internos informales (políticas implícitas, hábitos, experiencia, etc.)
  • Conocer los factores externos (políticos, económicos, sociales, internacionales, culturales)

Comprender los cinco puntos anteriores nos ayudara mucho al momento de tomar una buena decisión.

Etapas del Proceso de Toma de decisiones:

Identificar y analizar el problema: Un problema es la diferencia entre los resultados reales y los planeados, lo cual origina una disminución de rendimientos y productividad, impidiendo que se logren los objetivos.

Investigación u obtención de información: Es la recopilación de toda la información necesaria para la adecuada toma de decisión; sin dicha información, el área de riesgo aumenta, porque la probabilidad de equivocarnos es mucho mayor.

Determinación de parámetros: Se establecen suposiciones relativas al futuro y presente tales como: restricciones, efectos posibles, costos, variables, objetos por lograr, con el fin de definir las bases cualitativas y cuantitativas en relación con las cuales es posible aplicar un método y determinar diversas alternativas.

Construcción de una alternativa: La solución de problemas puede lograrse mediante varias alternativas de solución; algunos autores consideran que este paso del proceso es la etapa de formulación de hipótesis; porque una alternativa de solución no es científica si se basa en la incertidumbre.

Aplicación de la alternativa: De acuerdo con la importancia y el tipo de la decisión, la información y los recursos disponibles se eligen y aplican las técnicas, las herramientas o los métodos, ya sea cualitativo o cuantitativo, mas adecuados para plantear alternativas de decisión.

Especificación y evaluación de las alternativas: Se desarrolla varias opciones o alternativas para resolver el problema, aplicando métodos ya sea cualitativos o cuantitativos. Una vez que se han identificado varias alternativas, se elige la óptima con base en criterios de elección de acuerdo con el costo beneficio que resulte de cada opción. Los resultados de cada alternativa deben ser evaluados en relación con los resultados esperados y los efectos.

Implantación: Una vez que se ha elegido la alternativa optima, se deberán planificarse todas las actividades para implantarla y efectuar un seguimiento de los resultados, lo cual requiere elaborar un plan con todos los elementos estudiados.

Lo presentado anteriormente fueron tan solo las etapas del proceso de toma de decisiones, desarrollarlas dependerá del tipo de problema que se quiera solucionar y del tipo de técnica que deba aplicar para solucionarlo.


En la toma de Decisiones existen también Técnicas Cuantitativas y Cualitativas para la selección de la mejor decisión.

Técnicas Cualitativas: Cuando se basan en criterio de la experiencia, y habilidades
Técnicas Cuantitativas: Cuando se utilizan métodos matemáticos, estadísticos, etc.
Estas técnicas de decisiones se ampliarán más adelantes. Ahora aprendamos los tipos de Decisiones.

Tipos de Decisiones:

Individuales: Se dan cuando el problema es bastante fácil de resolver y se realiza con absoluta independencia, se da a nivel personal y se soluciona con la experiencia.

Gerenciales: Son las que se dan en niveles altos (niveles ejecutivos), para ello se ha de buscar orientación, asesorías, etc.

Programables: Son tomadas de acuerdo con algún hábito, regla, procedimiento es parte de un plan establecido, comúnmente basado en datos estadísticos de carácter repetitivo.

En condiciones de Certidumbre: Son aquellas que se tomaran con certeza de lo que sucederá (se cuenta con información confiable, exacta, medible). La situación es predecible, para la toma de decisión se utilizan técnicas cuantitativas y cualitativas.

En condiciones de Incertidumbre: Son aquellas que se tomaran cuando no exista certeza de lo que sucederá (falta de información, datos, etc.). La situación es impredecible, para la toma de decisión es común utilizar las técnicas cuantitativas.

En condiciones de riesgo: Aquí se conocen las restricciones y existe información incompleta pero objetiva y confiable, se da cuando dos o mas factores que afectan el logro de los objetivos especificados son relevantes comúnmente para la toma de decisión se aplican técnicas cuantitativas.

Rutinarias: Se toman a diario, son de carácter repetitivo, se dan en el nivel operativo y para elegirlas se común usar técnicas cualitativas.

De emergencia: Se da ante situaciones sin precedentes, se toman decisiones en el momento, a medida que transcurren los eventos. Pueden tomar la mayor parte del tiempo de un gerente.

Operativas: Se generan en niveles operativos, se encuentran establecidas en las políticas y los manuales, son procesos específicos de la organización y se aplican mediante técnicas cualitativas y cuantitativas.

¿Por qué es importante saber el tipo de decisión que debo tomar?


Es importante porque se podrá distinguir muchas situaciones que se presenten en la empresa, por lo cual nosotros ya sabremos que criterio debemos seguir para tomar la mejor decisión, aplicando las técnicas más adecuadas.


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Definición de la Gerencia

La palabra gerencia es utilizada para calificar al grupo de colaboradores de alta competencia que tendrá que de dirigir y gestionar los asuntos de una empresa. Este término también se referirse al cargo que ocupa un director general (o gerente) de la empresa, quien realiza distintas funciones como pueden ser : organizar los recursos internos de la empresa, representar a la organización frente a terceros, controlar y dirigir las metas y objetivos que la empresa debe alcanzar.

Se puede encontrar distintos tipos de gerencia: La gerencia patrimonial, que es donde los puestos principales y los cargos de mayor grado están en manos de los dueños de la empresa; la gerencia política, es donde los puestos para los gerentes se concede en base a la afiliación y a las lealtades políticas; y la gerencia por objetivos, en donde los esfuerzos se dirigen hacia una meta en común.

Se sabe que la gerencia es el responsable del éxito o el fracaso de una negociación y que generara perdida o ganancias a la empresa. Es la unidad de la organización que se encarga de que los miembros del grupo subordinen sus deseos individuales para lograr los objetivos comunes. Por ello, la gerencia debe aportar su liderazgo, conducción y capacidad de coordinación de manera ordenada y estrategicamente.


El gerente siempre cumple con cuatro funciones simultáneas que son: el planeamiento (se crea un plan con los medios necesarios para cumplir dichos objetivos establecidos), la organización (se decide cómo se llevará adelante la precisión de los planes elaborados en el planeamiento), la dirección (se unen con la motivación, el liderazgo y la actuación) y el control (El propósito es evaluar, en forma cualitativa y cuantitativa, la realización de los planes y su éxito).


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